Управління податкового аудиту ГУ ДПС у Вінницькій області інформує, що останнім часом контракти з іноземними партнерами підписуються через DocuSign або PandaDoc. 

Підписання контрактів з іноземним партнером через DocuSign або PandaDoc - це вже норма для українського бізнесу. Але виникають питання - чи законно це в Україні? Чи прийме банк такий контракт? Що робити при податковій перевірці?

Відповідно до ч. 2 ст. 6 Закону України «Про зовнішньоекономічну діяльність», зовнішньоекономічний договір може укладатися у простій письмовій або електронній формі. Закон України «Про електронну комерцію» (ст. 11-12) прирівнює електронний договір, підписаний електронними підписами, до письмового - за умови ідентифікації сторін та фіксації їх волевиявлення.

Закон України «Про валюту і валютні операції» та Положення НБУ №18 регулюють валютний нагляд, але не встановлюють вимоги щодо виключно паперової форми ЗЕД - контракту.

Для роботи з іноземними партнерами міжнародні платформи - DocuSign і PandaDoc - є найзручнішими варіантами. Юридично вони визнаються електронними підписами за домовленістю сторін відповідно до ст. 12 Закону «Про електронну комерцію». Головний доказ підписання - Certificate of Completion / Audit Trail: фіксація e-mail підписанта, IP-адреси, дати та часу. Саме його банки вимагатимуть під час валютного нагляду.

Щодо КЕП у ЗЕД: технічно це можливо, але іноземний партнер може не розуміти механіку перевірки. Якщо контрагент погоджується - необхідно забезпечити технічну верифікацію підпису та підтвердження повноважень підписанта. Окремі банки та партнери звикли до audit trail міжнародних платформ і можуть запросити додаткові пояснення щодо КЕП.

Електронний документ зберігає юридичну силу лише разом з доказами підписання. Необхідно зберігати  контракт як combined PDF у zip форматі - разом з Audit Trail в одному файлі. Не покладайтеся виключно на доступ до платформи: якщо доступ буде втрачено - документи мають бути збережені окремо. Згідно зі ст. 44 ПКУ  - мінімальний строк зберігання 1095 днів. 

Якщо підпис буде оскаржуватись, необхідно посилатись на  ст. 12 Закону «Про електронну комерцію» - вона допускає різні способи електронної ідентифікації за домовленістю сторін. Необхідно надавати технічні докази підписання (Audit Trail або файл КЕП) і спиратися  на договірні положення про рівнозначність електронного підпису власному підпису.