Про зберігання електронних форм первинних документів

ГУ ДПС у Вінницькій області нагадує, що відповідно до п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Відтак, платник податків зобов’язаний забезпечувати збереження документів, пов’язаних з виконанням податкового обов’язку, протягом визначених законодавством строків, але не менше: 

2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст.ст. 39 «Трансфертне ціноутворення» і 39 прим. 2 «Контрольовані іноземні компанії»; 

1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1 ст. 133, п.п. 133.2.2 п. 133.2 та п. 133.4 ст. 133 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з п.п. 44.3.1 п. 44.3 ст. 44 ПКУ; 

1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 п. 44.3 ст. 44 ПКУ; 

1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи. 

Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ст. 44 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).

Організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлені Законом України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг». Статтею 13 Закону № 851 визначено, що суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. При цьому, строк зберігання електронних документів на електронних носіях має бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних паперових документів. 

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії. 

При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог: 

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання; 

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний; 

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання. 

Зауважимо, що п. 52 прим. 2 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ визначено, що на період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), зупиняється перебіг строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ. 

Крім того, відповідно до п. 73 підрозд. 10 розд. XX «Інші перехідні положення» ПКУ установлено, що до документів та інформації, пов’язаних із застосуванням вимог п. 141.4 ст. 141 ПКУ, строк зберігання яких не закінчився на день набрання чинності Законом України від 21 травня 2024 року № 3721-ІХ «Про внесення змін до Податкового кодексу України та Закону України «Про електронні комунікації» щодо рентної плати за користування радіочастотним спектром (радіочастотним ресурсом) України», а також до податкового контролю за визначенням грошових зобов’язань платника податків на підставі таких документів, застосовуються вимоги щодо 2555-денного мінімального строку зберігання платниками податків документів та інформації, передбачені п. 44.3 ст. 44 ПКУ, та права контролюючого органу щодо визначення сум грошових зобов’язань платника податків протягом 2555-денного строку, передбачені ст. 102 ПКУ. 

Слід зазначити, що у п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ встановлено, що тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України справляння податків і зборів здійснюється з урахуванням особливостей, визначених у п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ. 

Відповідно до п.п. 69.36 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ для контролюючого органу та платників податків зупиняється відлік строку давності щодо документальних планових та позапланових перевірок, які не проводяться згідно з підпунктами 69.2 прим. 2, 69.35 прим. 1 та 69.35 прим. 2 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ. Для платників податків продовжуються строки зберігання документів та інформації, визначених п.п. 44.1 ст. 44 ПКУ, на період зупинення відліку строку давності, передбаченого абзацом першим п.п. 69.36 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ. 

Водночас, у разі якщо органом ДПС перевірка платника податків не проводилась, то відповідно до абзацу першого п. 85.2 ст. 85 ПКУ після початку перевірки платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки.